УТВЕРЖДЕН

  приказом председателя Медногорского городского суда Оренбургской области

                                                                       от  «03» апреля 2023 г. №  30

Порядок ознакомления с материалами дел и выдачи копий материалов дела лицам, участвующим в деле, находящихся в производстве

 суда  и на хранении в архиве суда

1. Общие положения

            Настоящий порядок разработан в соответствии с Гражданским процессуальным кодексом Российской Федерации от 14 ноября 2002 года № 138-ФЗ; Уголовно-процессуальным кодексом  Российской Федерации от 18 декабря 2001 года № 174-ФЗ; Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 года № 195-ФЗ; Кодексом административного судопроизводства Российской Федерации" от 08.03.2015 N 21-ФЗ; Федеральным законом "О средствах массовой информации" № 2124-1 от 27 декабря 1991 года; Федеральным законом Российской Федерации № 262-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации от 22 декабря 2008 года; Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года; Федеральным законом "Об обязательном экземпляре документов" № 77-ФЗ от 29 декабря 1994 года; Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде РФ № 36 от 29 апреля 2003 года; Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 марта 2019 г. № 56

2. Основные термины

подлинный документ - первый экземпляр документа на бумажном носителе, обеспечивающий судопроизводство по делу в соответствии с действующими процессуальными нормами, имеющий необходимые реквизиты и приобщенные к материалам дела;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, но не имеющий юридической силы;          

надлежащим образом заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

письменная справка по делу - документ, содержащий информацию о рассмотрении дела на любой стадии судебного разбирательства;

юридическая сила документа - свойство документа, обеспеченное действующим законодательством, компетенцией суда и установленным порядком оформления;

архивное судебное дело - оконченное производством судебное дело (материал), переданное в установленном порядке из отдела делопроизводства в архив суда на постоянное и временное хранение;

судебное решение - решение, вынесенное в установленной соответствующим законом форме по существу дела, рассмотренного в порядке осуществления гражданского, административного или уголовного судопроизводства в первой, апелляционной, кассационной и надзорной инстанциях;

3. Порядок ознакомления с материалами дел, находящихся в производстве

суда  и на хранении в архиве суда

3.1 Судебные дела (иные материалы) выдаются для ознакомления в помещении суда при предъявлении документов, указанных в п. 14.1 Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ № 36 от 29 апреля 2003 года (далее — Инструкция), в присутствии и под контролем работников аппарата суда в условиях, которые исключают возможность изъятия, повреждения или уничтожения материалов дел.

3.2  Ознакомление лиц с материалами судебного дела (иными материалами) производится на основании их письменного заявления по форме № 62 Инструкции.

3.3 Заявление может быть подано через приемную суда либо направлено по почте.

Выдача судебного дела для ознакомления производится после наложения на заявлении резолюции судьи, в производстве которого находится (или находилось) судебное дело, а при его отсутствии — председателя суда либо иное уполномоченное им лицо делает соответствующую отметку о поручении работнику аппарата суда ознакомить с материалами дела. Данное заявление подшивается в дело, а в случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.

Ознакомление с делом, находящимся в производстве судьи, производится секретарем судебного заседания или помощником, с делом, сданным в канцелярию — секретарем суда.

3.4 Судебное дело, находящееся на хранении в архиве суда, должно быть представлено для ознакомления в течение пяти рабочих дней, за исключением случаев, когда работниками суда и заявителем не будет согласована другая дата ознакомления.

Необходимость срочного (незамедлительного) ознакомления с материалами дела должна быть мотивирована в заявлении. Решение по заявлению принимает судья, в производстве которого находится (или находилось) судебное дело, а при его отсутствии -  председатель суда.

3.5 При наличии письменного ходатайства сторон, иных участников судебного разбирательства об ознакомлении с протоколом судебного заседания, аудиозаписью судебного заседания возможность ознакомления должна быть обеспечена: по уголовным делам — в течение трех суток, по гражданским делам — в течение пяти дней, по административным делам – в течении трех дней  с момента подписания протокола. На основании ходатайств в письменной форме и за счет лиц, участвующих в деле, их представителей могут быть изготовлены копия протокола, копия записи с носителя информации.

3.6 В случае, если заявителем подано заявление на ознакомление с материалами дела и протоколом судебного заседания, судебное дело предоставляется после истечения срока для  составления секретарем протокола судебного заседания, предусмотренного Инструкцией. Дата ознакомления заявителя с судебным делом согласовывается с секретарем судебного заседания.

3.7 При наличии письменного ходатайства лица, участвующего в деле, и разрешающей визы председательствующего по делу судьи либо председателя суда, с материалов дела могут быть сняты копии с использованием технических средств (копировальный аппарат, фотоаппарат) лица, заявившего ходатайство.

3.8 После ознакомления с судебным делом (иными материалами) уполномоченный работник аппарата суда в присутствии лица, которое ознакомилось с судебным делом (иными материалами), проверяет состояние данного дела и наличие всех документов в деле, делает отметку в заявлении (форма N 62) о том, что дело возвращено.

3.9 В случае если после возвращения дела  работником аппарата суда выявлено изъятие, повреждение материалов дела, а также внесение в него исправлений и дописок, об этом незамедлительно сообщается председателю суда.

3.10 По письменным требованиям органов, которым законом предоставлено право истребования дела, и на основании распоряжения председателя суда судебные дела направляются им в трехдневный срок заказной почтой или с рассыльным.

3.11 Секретарь суда  обязан контролировать возврат дел и не реже одного раза в месяц докладывать председателю суда, а также отмечать в учетно-статистической карточке, когда, кому и по какому запросу дело направлено, когда оно возвращено в суд.

3.12 С разрешения председательствующего по делу представителям средств массовой информации, при наличии данного ими письменного обязательства не разглашать содержащиеся в деле персональные данные, письменного ходатайства руководства редакции средства массовой информации, гарантирующего неразглашение сведений, письменного согласия на такое ознакомление лиц, участвующих в деле, могут знакомиться с материалами дела, рассмотренного по существу, а также с делами, находящимися в архиве суда.

Просьба представителей средств массовой информации об ознакомлении с материалами нерассмотренных судебных дел удовлетворению не подлежит.

4. Выдача из судебных дел, находящихся в производстве

суда  и на хранении в архиве суда, подлинных документов и копий судебных решений

4.1 Подлинные документы из судебных дел (иных материалов) и их надлежащим образом заверенные копии, представленные участниками уголовного, гражданского, административного судопроизводства и участниками производства по делам об административных правонарушениях, а также письменные справки по делам выдаются уполномоченными работниками отдела делопроизводства (приемной) или архива суда на основании их письменного заявления; а судам общей юрисдикции, органам дознания и следствия - на основании мотивированного запроса и (или) иных необходимых документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации. На заявлении или запросе о выдаче подлинных документов из судебного дела проставляется разрешающая резолюция судьи, председательствующего по делу, а при его отсутствии - председателя суда.

Документы могут выдаваться и иным лицам по доверенности от перечисленных выше лиц.

Взамен выданного подлинника к делу приобщается его копия, заверенная судьей и гербовой печатью суда.

4.2 Выдача подлинных документов из судебных дел

4.2.1 Заявление о выдаче подлинных документов может быть подано лично в приемную суда или направлено по почте в произвольной форме на имя  судьи, председательствующего по делу, или на имя председателя суда. Выдача документов производится в течение пяти рабочих дней после наложения на заявление резолюции судьи либо председателя суда.

4.2.2 Подлинные документы, представленные сторонами по делу, возвращаются сторонам с обязательным оставлением в деле копий, заверенных судьей. При выдаче подлинников документов из судебного дела на их заверенных копиях должны указываться фамилия, имя, отчество лица, получившего документ, его процессуальное положение по делу, данные документа, удостоверяющего личность. В получении документа это лицо должно расписаться и проставить дату получения. Лицо, выдавшее документ, должно указать свою фамилию, должность и поставить подпись. При предъявлении доверенности необходимо снять с нее копию и подшить в дело. Такие же сведения указываются в справочном листе.

Документы, на основании которых из судебного дела выданы подлинники, а также их заверенные копии, подшиваются в дело. В случае направления подлинного документа заказной почтой в дело также подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой.

4.2.3 Подлинники процессуальных документов из дел не выдаются.

4.3 Выдача копий судебных решений, находящихся в отделе делопроизводства после рассмотрения и на хранении

в архиве суда

4.3.1 Судом выдаются (направляются) только копии решений (приговора, решения, определения, постановления) суда в случаях, предусмотренных процессуальным законодательством.

4.3.2 Право на снятие копий документов с материалов дела за свой счет, в том числе с использованием технических средств, представляется лицам, указанным в п. 14.6 Инструкции, по письменному заявлению формы № 63 Инструкции с разрешающей резолюцией председателя суда или судьи, председательствующего по делу, которое подшивается в судебное дело.

4.3.3 Снятые за свой счет копии с материалов судебного дела, в том числе с помощью технических средств, судом не заверяются.

4.3.4 Копия протокола судебного заседания изготавливается по письменному ходатайству участника судебного разбирательства и за его счет, то есть получение протокола судебного заседания возможно путем снятия его копии заявителем без участия суда в расходах по изготовлению копии протокола. Расходы же должны относиться на счет обратившегося (приобретение бумаги, использование собственной копировальной техники и т. п.) (Определение Верховного Суда РФ от 24.05.2005 № КАС05-150).

4.3.5 Заявление о выдаче копии решения из материалов судебного дела, находящегося в архиве суда, подается по форме № 63 Инструкции лично в приемную суда либо через представителя по доверенности или может быть направлено по почте на имя председателя суда.

4.3.6 При поступлении в суд заявления о выдаче копий документов из материалов дела, которые должны быть изготовлены за счет обратившегося, секретарь судебного заседания (секретарь суда, делопроизводитель, если дело сдано в канцелярию или архив) оформляет мотивированный отказ, в котором разъясняет на основании каких нормативно-правовых актов ему отказано в выдаче копий, а также право на снятие копий за свой счет (ст. 19 Федерального закона от 22.12.2008 № 262-ФЗ (ред. От 02.07.2013) «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации»).

В исключительных случаях указанные копии материалов дела могут быть выданы заявителю с разрешения председателя суда.

4.3.7 Выдача копий судебных актов, находящихся в архиве суда, а также снятие с них копий регулируются Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденной Судебным департаментом.

4.3.8 Изготовленные, но не полученные заявителем копии судебных актов, письменных справок отправляются почтой (заказной или простой).

4.3.9 Копии запрашиваемых судебных актов изготавливаются уполномоченным работником аппарата суда в день поступления заявления, а при невозможности - в срок не более пяти рабочих дней с указанной даты.

Изготовленные, но не полученные заявителем копии судебных актов, письменных справок передаются для отправки по почте.

4.3.10 Лицо, получившее копию судебного акта, должно написать соответствующую расписку. В случае направления копии документа по почте в дело подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой. Также делаются соответствующие отметки в справочном листе.

4.3.11 Копии судебных актов, вступивших в законную силу, могут быть выданы (направлены) иным лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, с разрешения председательствующего судьи или председателя суда по письменному заявлению (форма N 63), в котором должно быть указано, какие права или законные интересы этого лица нарушены этими судебными актами (пункт в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 16.04.2014 N 90)

4.3.12 В соответствии со ст. 1 УПК РФ порядок уголовного судопроизводства на территории РФ устанавливается данным нормативным актом. Из этого следует, что только в перечисленных УПК РФ случаях суд обязан направлять (вручать) осужденному, реализующему свое конституционное право на доступ к правосудию, копии документов из уголовного дела, наименования которых строго ограничены.

Обязанность выдачи судом копий других документов из материалов уголовного дела (в том числе материалов досудебного характера, промежуточных судебных актов, протоколов судебного заседания) законом не предусмотрена.

По гражданским делам, согласно положениям ГПК РФ, предусмотрена обязанность суда только направлять (выдавать) копии судебных решений.

Согласно положениям ч. 1 ст. 35, ст. 132 ГПК РФ истец должен представить в суд исковое заявление с приложением копий документов в соответствии с количеством ответчиков и третьих лиц, кроме того лица, участвующие в деле, имеют право знакомиться с материалами дела, делать выписки из них, снимать копии. Таким образом, истец обязан обеспечить копиями документов ответчиков и третьих лиц, а с приобщенными к материалам дела по ходатайству сторон в судебном заседании документами можно ознакомится и делать копии.

Согласно положению ст. 182 КАС РФ решение суда, выполненное в форме электронного документа, направляется лицам, участвующим в деле, посредством его размещения в установленном порядке в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" в режиме ограниченного доступа не позднее следующего дня после дня его принятия.  Решение суда, выполненное в форме электронного документа, также может быть направлено участнику судебного процесса посредством единого портала государственных и муниципальных услуг либо системы электронного документооборота участника судебного процесса с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия. По ходатайству лиц, указанных в части 1 настоящей статьи, копии решения суда, выполненного в электронном виде, на бумажном носителе вручаются им под расписку или высылаются не позднее чем через три дня после поступления соответствующего ходатайства. В случае, если решение суда выполнено только на бумажном носителе, копии решения суда вручаются под расписку лицам, участвующим в деле, их представителям или высылаются им не позднее чем через три дня после принятия решения суда в окончательной форме, если настоящим Кодексом не предусмотрено иное.

По делам об административных правонарушениях лицо, в отношении которого ведется производство по делу об административном правонарушении, вправе знакомиться  согласно ч. 1 ст. 25.1 КоАП РФ.

4.3.13 Повторная выдача копий судебных актов осуществляется по письменному мотивированному заявлению с разрешения председателя суда.

4.3.14 Иные, не установленные настоящим Порядком, правила ознакомления с материалами судебного дела, выдачи подлинных документов, заверенных копий судебных решений, письменных справок определяются председателем суда.